4G portofoons: snel en betrouwbaar communiceren over grote afstanden

Een medewerker van de technische dienst rijdt aan de andere kant van een vakantiepark. Housekeeping heeft ergens assistentie nodig en ondertussen wil een manager meerdere collega’s tegelijk informeren over een storing.

Je kunt iedereen afzonderlijk oproepen. Je kunt berichten sturen in een groepsapp. Of je zorgt ervoor dat iedereen met één druk op de knop direct bereikbaar is.

Precies daar wordt moderne 5G/LTE portofonie interessant. Allinco onderzoekt momenteel de mogelijkheden van portofoons die gebruikmaken van 4G- en 5G-netwerken. De bekende portofoon blijft daarbij bestaan, maar de techniek erachter is een stuk slimmer en veelzijdiger geworden.

Een portofoon zonder de traditionele afstandsbeperking

Bij een traditionele portofoon wordt het bereik grotendeels bepaald door de zendinstallatie. Op een kleiner terrein hoeft dat geen probleem te zijn, maar zodra medewerkers verder uit elkaar werken, zijn vaak aanvullende zendinstallaties nodig om overal goede dekking te houden.

Bij digitale portofonie werkt dat anders. De portofoon bevat een simkaart en maakt gebruik van een mobiel netwerk “carrier” . Daardoor is de communicatie niet langer afhankelijk van één lokale zender. In de praktijk kunnen medewerkers dus ook met elkaar communiceren wanneer zij zich op verschillende locaties bevinden, of zelfs in verschillende delen van het land, of buiten de landsgrenzen.

Dat maakt deze vorm van portofonie vooral interessant voor organisaties waarvan medewerkers verspreid werken over een groot gebied.

Waarom niet gewoon bellen?

Dat is natuurlijk een logische vraag. Vrijwel iedere medewerker heeft tegenwoordig een mobiele telefoon op zak.

Toch zit het verschil vooral in de manier van communiceren. Een telefoongesprek is in de basis één-op-één. Je zoekt een collega op, belt en wacht totdat iemand opneemt. Zodra meerdere mensen bij een situatie betrokken moeten worden, volgt al snel het volgende telefoontje.

Met portofonie gaat dat veel sneller en directer. Via de bekende push-to-talkknop “PTT” kan een medewerker onmiddellijk communiceren met een vooraf ingestelde groep. Eén bericht komt daarmee bijvoorbeeld tegelijk binnen bij de technische dienst, de beveiliging of het volledige operationele team.

Vooral in situaties waarin snel moet worden geschakeld, kan dat veel tijd schelen.

Denk bijvoorbeeld aan een monteur die onderweg tegen een technisch probleem aanloopt. In plaats van verschillende collega’s afzonderlijk te bellen, kan een manager meerdere specialisten direct in dezelfde groep samenbrengen. Zij kunnen vervolgens gezamenlijk overleggen, ook wanneer zij zich op totaal verschillende locaties bevinden.

Vooral interessant wanneer medewerkers verspreid werken

Niet iedere organisatie heeft portofonie nodig. De meerwaarde ontstaat vooral wanneer medewerkers zich voortdurend over een groot terrein bewegen en regelmatig met elkaar moeten afstemmen.

Een golfbaan is daar een goed voorbeeld van. Greenkeepers en andere medewerkers bevinden zich gedurende de dag op verschillende plekken. Hetzelfde geldt voor vakantieparken en campings, waar housekeeping, technische dienst, receptie en management allemaal mobiel werken.

Ook voor pretparken, industrieterreinen en organisaties met monteurs in het veld kan deze manier van communiceren interessant zijn.

De gemene deler is eigenlijk eenvoudig: veel beweging, meerdere medewerkers en regelmatig behoefte aan snelle communicatie tussen meerdere mensen tegelijk.

Meer dan alleen praten

Moderne digitale portofonie draait bovendien niet alleen om spraak.

De apparaten kunnen centraal worden beheerd en beschikken bijvoorbeeld over GPS. Vanuit een beheeromgeving kan daardoor inzichtelijk worden gemaakt waar medewerkers zich bevinden.

Tijdens normale werkzaamheden is dat al praktisch, maar vooral bij calamiteiten krijgt zo’n functie extra waarde.

Stel dat ergens op een vakantiepark een medewerker hulp nodig heeft. Via de noodknop op de portofoon kan direct contact worden gelegd met bijvoorbeeld een centrale post of leidinggevende. Tegelijkertijd kan de locatie van de medewerker zichtbaar worden.

Daardoor hoeft niet eerst te worden uitgezocht waar iemand precies is en kan sneller worden bepaald welke collega het dichtst in de buurt is.

Centrale regie over communicatie

Een ander voordeel is dat gebruikers en groepen centraal kunnen worden beheerd.

Zo kan een organisatie aparte groepen maken voor bijvoorbeeld technische dienst, housekeeping en management, terwijl er daarnaast een algemene groep beschikbaar blijft voor situaties waarin iedereen bereikt moet worden.

Ook kan centraal worden bepaald wie met wie mag communiceren en welke apparaten actief zijn.

Die manier van beheren sluit goed aan bij hoe Allinco ook andere ICT-diensten inricht. Apparaten staan niet op zichzelf, maar maken onderdeel uit van één beheerde omgeving waarin overzicht en controle centraal staan.

En wat als mobiele dekking juist het probleem is?

LTE-portofonie maakt normaal gesproken gebruik van een mobiel netwerk. Maar juist op grote recreatie- of industrieterreinen is goede mobiele dekking niet altijd vanzelfsprekend.

Daar kan Private LTE interessant worden.

Met Private LTE kan een organisatie een eigen draadloos LTE-netwerk opzetten over een groot terrein. Dat netwerk kan vervolgens voor meerdere toepassingen worden gebruikt.

Voor een vakantiepark kan dat bijvoorbeeld betekenen dat vakantiehuisjes via hetzelfde netwerk worden voorzien van connectiviteit, terwijl medewerkers op het terrein via die infrastructuur hun portofoons gebruiken.

Zo komen connectiviteit en communicatie steeds dichter bij elkaar te liggen.

Portofonie als beheerde dienst

Het uitgangspunt is een beheerde dienst waarbij een organisatie voor een vast bedrag per gebruiker beschikt over de portofoon, gebruikerslicentie, communicatieomgeving en bijbehorende ondersteuning.

Gaat een apparaat defect, dan wordt dat opgelost of vervangen. Ook het technische beheer blijft bij Allinco liggen.

Daarmee sluit portofonie aan op de manier waarop we veel van onze andere ICT-diensten aanbieden: niet alleen technologie leveren, maar vooral zorgen dat deze blijft werken.

Waar ligt de grootste kans?

De eerste toepassingen laten zien dat er vooral kansen liggen bij organisaties waar medewerkers verspreid werken en regelmatig snel met elkaar moeten schakelen.

Voor die organisaties draait bereikbaarheid namelijk om meer dan alleen een telefoon bij je te hebben. Het gaat erom dat de juiste mensen op het juiste moment direct met elkaar kunnen communiceren.

En in zo’n situatie kan één druk op de knop een stuk praktischer zijn dan het volgende telefoontje.