ICT-projectmanagement: de verbindende schakel tussen klant, techniek en resultaat

Geen ICT-project is hetzelfde. De ene keer gaat het om een uitbreiding van werkplekken, de andere keer om een complete ICT-implementatie. Toch hebben ze iets gemeen: een goede voorbereiding, duidelijke communicatie en mensen die het overzicht bewaren. Daar draait ICT-projectmanagement om. Projectmanagers Teun van Raaphorst en Nick Verhoeff vertellen hoe zij projecten in goede banen leiden. Wanneer krijg je met hen te maken, wat doen ze in de praktijk en wat betekent dat voor jou als klant? Je leest het in deze blog.

Wanneer komt een ICT-projectmanager in beeld?

Nick: “Bij elke getekende opdracht die bestaat uit minimaal één dag implementatie (8 uur) haken we aan. Bij voorkeur betrekt de accountmanager ons al zo vroeg mogelijk in het voortraject, maar dat hangt af van de complexiteit van het project. De ene keer gaat het om de uitbreiding van een aantal Microsoft 365-werkplekken, de andere keer om een complete verbouwing waarbij we het hele project van A tot Z begeleiden en te maken krijgen met de planningen van zowel interne als externe partijen. Die afwisseling maakt het werk juist zo leuk: geen project is hetzelfde en je moet steeds opnieuw kijken wat er nodig is om samen tot het beste resultaat te komen.”

Wat levert ICT-projectmanagement je op als klant?

Teun: “De uren die tijdens de contractonderhandelingen met de accountmanager zijn afgesproken, bewaken we natuurlijk. Maar het belangrijkste is dat we het project zo efficiënt mogelijk en binnen de gestelde tijd opleveren. We fungeren als ‘spin in het web’ tussen de klant en onze interne organisatie. Ontstaan er tussentijds nieuwe verzoeken of onverwachte situaties? Dan bespreken we die met de klant en koppelen we ze terug naar Verkoop. Ook houden we contact met onze inkopers, zodat we tijdig en tegen de juiste voorwaarden kunnen leveren. Bij grotere projecten coördineren we bovendien de samenwerking met externe leveranciers. Zo verloopt het project voor de klant zo soepel en geruisloos mogelijk.”

Nick vult aan: “We maken ook de afspraken en zetten die in de agenda’s van onze experts en installateurs. Zo kunnen onze technische collega’s zich volledig richten op waar ze goed in zijn, zonder kostbare tijd te verliezen aan het inplannen van werkzaamheden. Dat laten ze aan ons over.”

Welke rol heeft de klant binnen een ICT-project?

Volgens Nick hangt dat sterk af van de situatie: “We werken voor grote klanten met een eigen ICT-afdeling, maar ook voor organisaties waar niemand verantwoordelijk is voor ICT. We verwachten natuurlijk dat de juiste medewerkers beschikbaar zijn en dat we toegang krijgen tot de benodigde systemen. Is er geen interne verantwoordelijke? Dan vallen we terug op onze eigen experts.”

Teun: “De brede kennis die we in huis hebben, zetten we in tijdens onze projectimplementaties. Is er iets heel specifieks nodig, dan vinden we de juiste mensen binnen ons netwerk. Het hoofdaannemerschap blijft bij ons: we leveren het project samen als team op en vieren ook samen het succes.”

ICT-projecten zijn mensenwerk: communicatie is key

“Je kunt nog zo’n strakke projectplanning hebben, alles valt en staat met de juiste communicatie en elkaar begrijpen,” zegt Teun. “Als iemand bijvoorbeeld zegt: ‘We willen voor de zomer starten’, dan kan dat op meerdere manieren worden uitgelegd. Bedoelt diegene een eerste testfase of het volledig opleveren van het project? In de praktijk moet je controleren of je elkaar echt begrepen hebt. Ik zie dat als een dubbele check, en ik houd niet van aannames.

Elk project kent vaste stappen: het voortraject, de voorbereiding, de uitvoering, de oplevering en de nazorg. Toch is elk project uniek. Je krijgt te maken met externe factoren waar je geen invloed op hebt, zoals de beschikbaarheid van hardware of software, of een elektricien die plotseling ziek wordt. Juist dan is het belangrijk om snel te schakelen en samen een oplossing te vinden. Die dynamiek vraagt om afstemming, communicatie en menselijk handelen. Precies daarom geeft dit vak mij zo veel plezier.”

Aansprekende resultaten: van netwerk tot camerabeveiliging

Tot slot vroegen we Nick en Teun waar ze trots op zijn. Nick: “Op de complexe projecten waarbij alle disciplines van Allinco voorbijkomen, zoals netwerken, wifi, veilige werkplekken in de cloud, audiovisuele oplossingen en camera’s. Het managen van zulke projecten is bovendien enorm leerzaam.”

Teun: “Bij dit soort projecten moet je vaak extra goed plannen in overleg met de klant. We kijken altijd wat het beste past bij de bedrijfsvoering en werktijden. Bij een hotelketen als Van der Valk houd je er rekening mee dat het bedrijf 24/7 doordraait. Dat vraagt om een andere aanpak dan bij een organisatie met reguliere werktijden. Wat dit werk voor mij aansprekend maakt, is niet alleen de compleetheid, maar vooral het aanpassingsvermogen dat je elke dag nodig hebt. Een goede projectplanning geeft richting, maar flexibiliteit brengt je over de finish.”

Hulp nodig bij jouw ICT-project?

Sta je voor een ICT-implementatie, verhuizing of uitbreiding en wil je één aanspreekpunt dat alles in goede banen leidt? Neem contact met ons op en ontdek wat onze projectmanagers voor jou kunnen betekenen.

Veelgestelde vragen over ICT-projectmanagement

Wat doet een ICT-projectmanager?

Een ICT-projectmanager zorgt ervoor dat alle werkzaamheden binnen een project goed op elkaar aansluiten. De projectmanager stemt de planning af met engineers, installateurs en andere betrokkenen, bewaakt de afgesproken uren en houdt contact met de klant. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren en wanneer.

Wanneer heb je een ICT-projectmanager nodig?

Dat hangt af van de omvang en complexiteit van het project. Bij de uitbreiding van een paar werkplekken is weinig afstemming nodig. Bij een cloudmigratie, een netwerkaanpassing of de complete ICT-inrichting van een bedrijfspand zijn vaak meerdere specialisten en leveranciers betrokken. Een projectmanager zorgt dan dat de werkzaamheden op elkaar aansluiten en de planning haalbaar blijft.

Wat levert ICT-projectmanagement je als klant op?

Je hebt één aanspreekpunt dat de voortgang bewaakt en de afstemming met alle specialisten regelt. Verandert er iets tijdens het project of loopt een levering vertraging op? Dan wordt bekeken wat dat betekent voor de planning en welke oplossingen er zijn. Dat geeft overzicht en voorkomt dat je zelf alle partijen bij elkaar moet brengen. Het levert je dus tijd én rust op.

Uit welke fasen bestaat een ICT-project?

Een ICT-project bestaat meestal uit vijf fasen: het voortraject, de voorbereiding, de uitvoering, de oplevering en de nazorg. De projectmanager bewaakt elke fase en schakelt snel als externe factoren, zoals leveringsproblemen, de planning beïnvloeden.